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Regelung zu automatischen E-Mail-Weiterleitungen

Eine automatische Umleitung von den Mail-Servern der TU Dortmund auf eine persönliche E-Mail-Adresse außerhalb der TU ist unzulässig.

Dienstlicher E-Mail-Verkehr beinhaltet eine Reihe von hochschulinternen, vertraulichen Daten. Bei einer automatischen Weiterleitung an eine private E-Mail-Adresse werden diese Daten über einen gewerblichen Provider geschickt. Folglich liegt der E-Mail-Verkehr nicht mehr im Einflussbereich der Hochschule. Gegenüber der TU als Arbeitgeberin besteht die Verpflichtung, Daten vertraulich zu behandeln. Das Datengeheimnis kann aber durch die automatische Weiterleitung nicht gewahrt werden, da auch E-Mails mit vertraulichen Daten ungefiltert weitergeleitet werden. Im Falle, dass personenbezogene Daten in der E-Mail enthalten sind, kommt auch ein Verstoß nach § 6 DSG NRW in Betracht. Schließlich ist zu beachten, dass im Falle eines Schadens durch einen solchen Datenmissbrauch Verursacher derjenige ist, der die automatische Weiterleitung eingerichtet hat. Die Unzulässigkeit der Einrichtung einer Weiterleitung dient somit auch dem Schutz der Beschäftigten vor entsprechender Inanspruchnahme.

Das ITMC wird daher bei der Einrichtung von automatischen Weiterleitungen an externe persönliche E-Mail-Adressen keine Unterstützung leisten.

Im Übrigen ist es möglich, die beiden Mail-Server (UniMail, Exchange) auch extern zu nutzen. Die E-Mails sind somit bspw. von zu Hause aus abrufbar, die Übertragung ist geschützt. Für technische Fragen dazu wenden Sie sich bitte an den Service Desk des ITMC.

Die Universität Münster hat sich intensiv mit dem Thema befasst und für ihren Bereich weitgehende Entscheidungen getroffen.