Hier finden Sie Erläuterungen zu vielen Begriffen, die im Zusammenhang mit E-Mail wichtig sind. Die nachfolgenden Erläuterungen sind der Versuch, einige der immer wieder auftretenden Begriffe und deren Beziehung zu einander allgemeiner darzustellen und damit verständlicher zu machen. Es wird ggf. zu Gunsten der Anschaulichkeit auf Exaktheit verzichtet.
Postfach (Mailbox), Mail-Server, Mail-Account
Ein Postfach ist ein physikalischer Bereich auf einem Rechner, der dafür eingerichtet ist, Mails aus dem Netzwerk zu empfangen/verschicken und nach Postfach-Besitzern getrennt zu verwalten. Das kann nicht jeder Rechner automatisch, sondern ein Rechner ist nur dann ein "Mail-Server", wenn der Systemdienst für den Mailempfang/-versand auf dem Rechner gestartet ist. Die Postfächer liegen in einem speziellen Bereich, der von diesem Systemdienst verwaltet wird. Selbst der Benutzer kann i. d. R. nicht direkt auf "sein" Postfach zugreifen wie bei anderen Dateien, sondern nur mit Hilfe spezieller Programme. Man verwendet deshalb auch gerne den Begriff Mailbox - nicht nur, weil er die direkte Übersetzung von Postfach ist, sondern auch weil er diese Beschränkung und die Kopplung an den Systemdienst Mail so schön widerspiegelt.
Der Mail-Server wiederum braucht zu jedem Postfach einen eindeutigen Namen/Kennzeichen, das den Besitzer identifiziert, und ein zugehöriges Passwort, damit ein Postfach auch nur dem richtigen Besitzer zugänglich ist. Standardmäßig verwendet der Mail-Server als Kennzeichen für Postfächer die Benutzungskennzeichen, die sowieso vorgesehen sind, damit Nutzer sich beim Rechner identifizieren können, um auf dem Rechner zu arbeiten (rechnen, speichern, programmieren). Diese Benutzungskennzeichen werden oft auch mit Begriffen wie Account, Benutzernummer oder login-Name bezeichnet. Ein Mail-Account ist also ein Benutzungskennzeichen auf einem Mail-Server, das es erlaubt, auf eine Mailbox zuzugreifen.
Was man mit einem Benutzungskennzeichen auf einem Mail-Server tatsächlich über die Postfachbenutzung hinaus tun kann, hängt davon ab, wie offen oder geschlossen der Mail-Server konfiguriert ist. Beispielsweise kann man sich bei dem UniMail-Rechner mit dem Account nicht auf die normale Rechnerumgebung einloggen, sondern nur über festgelegte Schnittstellen (Anwendungen wie den Webmailer und spezielle Protokolle für den Mailabruf/-versand) die Mail-Funktionen nutzen. Andere Mailservern können dagegen auch für andere Aufgaben nutzbar sein, so dass man sich mit dem Account in die normale Benutzeroberfäche des Rechners einloggen und potentiell alle Funktionen des Rechners (bsp. installierte Anwendungssoftware) nutzen kann.
Domäne, Mailadresse, Mail-Alias
Eine Mailadresse besteht quasi aus einem Vor- und einem Familiennamen, getrennt durch das "@".
Dieser Familienname wird auch Domäne (domain) genannt. Im Falle der Technischen Universität Dortmund heisst die Domäne tu-dortmund.de. Den einzelnen Einrichtungen (z. B. Fakultäten) werden Unter-Domänen zu tu-dortmund.de zugeordnet, z. B. physik.tu-dortmund.de). Durch den domain name service (DNS) können einer Domäne weitere Alias-Namen zugeordnet werden. Nur für die Hauptdomäne (und nur für den Mail-Bereich) tu-dortmund.de ist dies udo.edu, es gibt also kein physik.udo.edu.
Aus Gründen der Kontinuität kann an Stelle von tu-dortmund.de auch der vor November 2007 verwendete Domänenname uni-dortmund.de stehen.
Der Vorname einer einem Mailserver zugeordneten Mailadresse ist das Benutzungskennzeichen. Da dieses aber auf Grund der Einschränkungen des Betriebssystems des Mailservers und anderer Regelungen beliebig kryptisch sein kann, wird gerne zusätzlich ein Mail-Alias verwendet.
Ein Mail-Alias ist eine parallele E-Mail-Adresse zu einer bereits vorhandenen Mailadresse auf einem Mailserver (genannt Zieladresse). Alle E-Mails, die an den Alias adressiert sind, werden an die Zieladresse zugestellt. Die Zieladresse muss also vorhanden sein, damit ein Mail-Alias eingetragen werden kann.
Die Mitarbeiter des ITMC nutzen den Begriff Mail-Alias im Zusammenhang mit UniMail auch nur für den "Vornamen" einer Mailadresse in der Hauptdomäne.
Zugriffsmethoden (Protokolle) auf das Postfach
Beim Zugriff mittels POP (bzw. POP3) werden die Mails aus dem Posteingang des Postfachs in das Mailprogramm auf dem abrufenden Rechner übertragen und in der Regel auf dem Mail-Server gelöscht. Sollte das Postfach Unterordner besitzen, sind diese nicht verfügbar. Falls das abrufende Mailprogramm so eingestellt ist, dass die abgerufenen Mails nicht auf dem Server gelöscht werden, muss dies mit Hilfe eines anderen Mailprogramms, z. B. einem Webmailer, nachgeholt werden. Andernfalls wird das Postfach auf dem Server immer größer und eine Sperrung wegen Überschreitung der Quota kann die Folge sein.
Bei Benutzung von IMAP (bzw. IMAP4) erhält man nur eine Sicht auf sein Postfach inklusive aller Unterordner. Deshalb kann von mehreren Rechnern (oder auch Mobiltelefonen etc.) auf das Postfach zugegriffen werden, auch gleichzeitig. Je nach Mailprogramm kann man Mails zusätzlich auf seinen Rechner kopieren.
Wenn möglich, sollte IMAP genutzt werden.
