Hier finden Sie Erläuterungen zu vielen Begriffen, die im Zusammenhang mit E-Mail wichtig sind.
Die nachfolgenden Erläuterungen sind der Versuch, einige der immer
wieder auftretenden Begriffe und deren Beziehung zu einander allgemeiner
darzustellen und damit verständlicher zu machen. Es wird ggf. zu
Gunsten der Anschaulichkeit auf Exaktheit verzichtet.
Postfach (Mailbox), Mail-Server, Mail-Account
Ein Postfach ist ein physikalischer Bereich auf einem Rechner,
der dafür eingerichtet ist, Mails aus dem Netzwerk zu
empfangen/verschicken und nach Postfach-Besitzern getrennt zu verwalten.
Das kann nicht jeder Rechner automatisch, sondern ein Rechner ist nur
dann ein "Mail-Server", wenn der Systemdienst für den
Mailempfang/-versand auf dem Rechner gestartet ist. Die Postfächer
liegen in einem speziellen Bereich, der von diesem Systemdienst
verwaltet wird. Selbst der Benutzer kann i. d. R. nicht direkt auf
"sein" Postfach zugreifen wie bei anderen Dateien, sondern nur mit Hilfe
spezieller Programme. Man verwendet deshalb auch gerne den Begriff Mailbox -
nicht nur, weil er die direkte Übersetzung von Postfach ist, sondern
auch weil er diese Beschränkung und die Kopplung an den Systemdienst
Mail so schön widerspiegelt.
Der Mail-Server wiederum braucht zu jedem Postfach einen
eindeutigen Namen/Kennzeichen, das den Besitzer identifiziert, und ein
zugehöriges Passwort, damit ein Postfach auch nur dem richtigen Besitzer
zugänglich ist. Standardmäßig verwendet der Mail-Server als Kennzeichen
für Postfächer die Benutzungskennzeichen, die sowieso vorgesehen
sind, damit Nutzer sich beim Rechner identifizieren können, um auf dem
Rechner zu arbeiten (rechnen, speichern, programmieren). Diese
Benutzungskennzeichen werden oft auch mit Begriffen wie Account, Benutzernummer oder login-Name bezeichnet. Ein Mail-Account ist also ein Benutzungskennzeichen auf einem Mail-Server, das es erlaubt, auf eine Mailbox zuzugreifen.
Was man mit einem Benutzungskennzeichen auf einem Mail-Server
tatsächlich über die Postfachbenutzung hinaus tun kann, hängt davon ab,
wie offen oder geschlossen der Mail-Server konfiguriert ist.
Beispielsweise kann man sich bei dem UniMail-Rechner mit dem Account
nicht auf die normale Rechnerumgebung einloggen, sondern nur über
festgelegte Schnittstellen (Anwendungen wie den Webmailer und spezielle
Protokolle für den Mailabruf/-versand) die Mail-Funktionen nutzen.
Andere Mailservern können dagegen auch für andere Aufgaben nutzbar sein,
so dass man sich mit dem Account in die normale Benutzeroberfäche des
Rechners einloggen und potentiell alle Funktionen des Rechners (bsp.
installierte Anwendungssoftware) nutzen kann.
Domäne, Mailadresse, Mail-Alias
Eine Mailadresse besteht quasi aus einem Vor- und einem Familiennamen, getrennt durch das "@".
Dieser Familienname wird auch Domäne (domain)
genannt. Im Falle der Technischen Universität Dortmund heisst die
Domäne tu-dortmund.de. Den einzelnen Einrichtungen (z. B.
Fakultäten) werden Unter-Domänen zu tu-dortmund.de zugeordnet, z. B.
physik.tu-dortmund.de). Durch den domain name service (DNS)
können einer Domäne weitere Alias-Namen zugeordnet werden. Nur für die
Hauptdomäne (und nur für den Mail-Bereich) tu-dortmund.de ist dies
udo.edu, es gibt also kein physik.udo.edu.
Aus Gründen der Kontinuität kann an Stelle von tu-dortmund.de auch der vor November 2007 verwendete Domänenname uni-dortmund.de stehen.
Der Vorname einer einem Mailserver zugeordneten Mailadresse ist das
Benutzungskennzeichen. Da dieses aber auf Grund der Einschränkungen des
Betriebssystems des Mailservers und anderer Regelungen beliebig
kryptisch sein kann, wird gerne zusätzlich ein Mail-Alias verwendet.
Ein Mail-Alias ist eine parallele E-Mail-Adresse zu einer bereits
vorhandenen Mailadresse auf einem Mailserver (genannt Zieladresse). Alle E-Mails, die an den
Alias adressiert sind, werden an die Zieladresse zugestellt. Die
Zieladresse muss also vorhanden sein, damit ein Mail-Alias eingetragen
werden kann.
Die Mitarbeiter des ITMC nutzen den Begriff Mail-Alias im Zusammenhang mit UniMail auch nur für den "Vornamen" einer Mailadresse in der Hauptdomäne.
Zugriffsmethoden (Protokolle) auf das Postfach
Beim Zugriff mittels POP (bzw. POP3) werden die Mails aus dem Posteingang des Postfachs in das Mailprogramm auf dem abrufenden Rechner übertragen und in der Regel auf dem Mail-Server gelöscht. Sollte das Postfach Unterordner besitzen, sind diese nicht verfügbar. Falls das abrufende Mailprogramm so eingestellt ist, dass die abgerufenen Mails nicht auf dem Server gelöscht werden, muss dies mit Hilfe eines anderen Mailprogramms, z. B. einem Webmailer, nachgeholt werden. Andernfalls wird das Postfach auf dem Server immer größer und eine Sperrung wegen Überschreitung der Quota kann die Folge sein.
Bei Benutzung von IMAP (bzw. IMAP4) erhält man nur eine Sicht auf sein Postfach inklusive aller Unterordner. Deshalb kann von mehreren Rechnern (oder auch Mobiltelefonen etc.) auf das Postfach zugegriffen werden, auch gleichzeitig. Je nach Mailprogramm kann man Mails zusätzlich auf seinen Rechner kopieren.
Wenn möglich, sollte IMAP genutzt werden.
