EvaExam Scan FAQ

Bitte wenden Sie sich hierfür an service.itmc@tu-dortmund.de für neue Zugänge, oder wenn Sie Ihre Zugangsdaten verloren haben.

Sollten Sie weitere Zugänge benötigen, können Sie diese Information auch im Meldefolemular für Scan-Prüfungen mit angeben.

Verwenden Sie am besten nur den kombinierten Frage- und Antwortbogen.

Anhand des Internen Bestellportals für den Druckservice der Zentrale Vervielfältigung legen Sie die Parameter für den Druck fest: Doppelseitig und geheftet. Sie benötigen für den Druckauftrag PSP-Element Ihrer Fakultät / Ihres Fachbereichs. Sie können auch Einseitig Drucken lassen, um die Rückseite den Studierenden für ihre eigenen Notize zur Verfügung zu stellen.

Benutzen Sie möglichst keine Designs (wie z.B. Trennlinien, Umbrüche etc.) auf dem Prüfungsbogen, insbesondere nicht bei Variantenerzeugung!

Die zentrale Vervielfältigung braucht ca. 1-2 Werktage, um die Prüfung zu drucken.

Sollten Sie sich für einen einseitigen Druck entschieden haben, können sich Studierende eigene Notizen auf der Rückseite der Prüfungsbögen machen. ACHTUNG: Beschriftete Rückseiten können beim Scan nicht erkannt werden. Nur Notizen in dafür angelegten Freitextfeldern auf dem Prüfungsbogen, können vom Scanner gelesen und erkannt werden. Notizen außerhalb der Freitextfelder werden als Non-Forms erkannt und können nicht mit ausgewertet werden. 

Nachdem die Prüfung eingescannt wurde, zeigt EvaExam vereinzelte Fragen, bei denen die angekreuzte Antwort beim Scan nicht eindeutig identifiziert wurden. Diese unsicher erkannten Antworten müssen manuell bestätigt werden.
Im Korrekturfeld kann die Auswahl des Scanners geändert werden. Wird das Häkchen „ungültig“ aktiviert, gilt die Frage als nicht beantwortet.
Nach der Verifikation werden sämtliche Ergebnisse des Stapels in den Prüferaccount übernommen. Der Status der Prüfung wechselt von „Verifikation“ zu „Ausgewertet“. Die Auswertung, also die Prüfungsergebnisse, sind anschließend in dem Account abrufbar, mit dem die Prüfung erstellt wurde.

Grundsätzlich können Prüfende die Prüfung in Ihrem eigenen Account verifizieren. Zur Unterstützung können zusätzliche Verifikator-Zugänge eingerichtet werden, um die im Scan unsicher erkannten Antworten manuell zu überprüfen. Damit die Verifikator-Accounts Zugriff auf die Prüfung haben, muss unter Einstellungen im Prüfenden-Profil der Häkchen für Support, zumindest für den Zeitraum der Verifikation, gesetzt werden.

Die Verifikator-Zugänge haben keinen Zugang zu den Gesamt-Ergebnissen der Prüfung. Erst nach der Verifikation erscheinen die Ergebnisse der Prüfung in dem Account, in dem die Prüfung angelegt wurde. Bitte wenden Sie sich für eigene Verifikator-Zugänge an service.itmc@tu-dortmund.de.

Wenn Sie versehentlich einen kompletten Stapel gelöscht haben, kontaktieren Sie service.itmc@tu-dortmund.de. Das ITMC nimmt Kontakt zur Scanstelle auf.  Es werden Titel, Datum und Scandatum der Prüfung benötigt. Damit kann die Prüfung wiederhergestellt werden.

Wenn Sie die Prüfungen zur Scanstelle gebracht haben und diese dort gescannt worden sind, sehen Sie in Ihrer Prüfungsübersicht zunächst 0 erfasste Prüfungsbögen. Wenn Sie die verifikation durchführen und abschließen, sollte die gesamte Prüfung als erfasst gezeigt werden.

Die Fehllesung in der Tabelle gibt die Anzahl nicht gefundener Antwortkästchen an, z.B. wenn ein Teilnehmender eine Antwortoption außerhalb eines Antwortfeldes markiert hat. Dies sollte durch die Verifikation behoben werden können. 

Non-Forms sind Seiten, die beim Scan als nicht zur Prüfung zugehörig erkannt wurden. Non-Forms können z.B. leere Seiten oder auch Rückseiten der Prüfungsbögen sein, auf denen Studierende sich eigene Notizen gemacht haben. Die Non-Forms können nicht einem Prüfungsbogen oder Prüfungsteilnehmenden zugeordnet werden. Sie können sich die Non-Forms allerdings über das Blatt-Symbol anzeigen lassen. Letztlich müssen Sie die Non-Forms löschen, um die Verifikation abzuschließen.

Im Falle überschriebener Barcodes bleibt als saubere Lösung letztlich nur, dass Sie die Prüfung manuell auf einen Papierprüfungsbogen aus Ihrer Prüfung übertragen,  der übrig geblieben, also unbeschrieben ist. Der manuell übertragene Bogen muss dann ebenfalls zur Scanstelle gebracht werden. Zur Archivierung müssen Sie den Originalbogen plus den Ersatzbogen aufbewahren.

Sie können eine Fragengruppe beim Anlegen als Textelement markieren (dies funktioniert nicht rückwirkend, legen Sie ggf. eine neue Fragengruppe an, markieren Sie sie als Textelement und platzieren diese oben). EvaExam setzt dann auch einen Hinweis, dass das erste und letzte Textelement (Einführung und Verabschiedung) von der Variantenerzeugung ausgeschlossen werden. Im Textelement können Sie dann so viele Hinweise schreiben und/oder Leerzeichen/Enter eintragen, bis die erste Seite gefüllt ist. Achtung, dies gilt nur für Scan-Prüfungen! Bei einer späteren Verwendung dieses Fragebogens in einer Online-Prüfung müssen die Leerzeichen wieder entfernt werden.

Damit Prüfungen mit Variantenerzeugung und unterschiedlichen Seitenzahlen pro Variante optimal gedruckt und geheftet werden können, teilen Sie die PDF-Datei der Prüfung pro Variante, sodass Sie für die Varianten A,B und C beispielsweise 3 einzelne PDF Dateien speichern.  Das geht am Einfachsten, wenn Sie für die Reihenfolge der Prüfungsbögen in EvaExam den Standarwert (AAA; BBB; CCC) eingestellt lassen.